¿Qué es el Sistema Preventivo de Fraudes – Sipref ?

Es un sistema creado por la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de la Circular Externa 005 del 30 de mayo de 2014, y que tiene por objetivo: I) Verificar la identidad de las personas que realizan trámites directa o electrónicamente; II) Evitar fraudes con registros e inscripciones que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años; y III) Crear un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro.

¿Quiénes se benefician con este recurso?

Empresarios, personas naturales o jurídicas y demás entidades matriculadas o inscritas en los registros públicos que manejan las cámaras de comercio.

¿Qué ventajas ofrece para los matriculados o inscritos la implementación del Sistema Preventivo de Fraudes?

• Verifica la identidad de las personas que realizan trámites físicos o electrónicos.
• Previene que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos.
• Previene fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años
• Utiliza un sistema de alertas que ponen en conocimiento del matriculado o inscrito la presentación de un trámite, su inscripción o devolución.
• Permite a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.
• Incrementa la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos.

¿Cómo se regulan los nombramientos con el Sipref?

Todo nombramiento que se realice en el registro de una persona jurídica requiere ser validado en el sistema de información de la Registraduria Nacional del Estado Civil, es decir que a cada uno de los nombrados se les verificará la vigencia de la cédula de ciudadanía, en caso de no estar vigente no podrá ser inscrito. Para ello debe reportarse en todo nombramiento o ratificación el nombre completo del nombrado, el número de cédula de ciudadanía y la fecha de expedición, bien sea en el documento o acta donde consta la elección, en la carta de aceptación, o en su defecto, si lo considera pertinente, aportando fotocopia de la cédula de ciudadanía.

En caso de detectar una irregularidad en la información, cuál es el procedimiento?

La Cámara de Comercio del Putumayo debe informarle al titular del registro por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto que se ha radicado una solicitud de registro para modificar los datos contenidos en su matrícula mercantil. Si existe alguna irregularidad, el titular debe evidenciar inmediatamente (presentándose a la Cámara de Comercio) que el documento radicado carece de validez o es fraudulento y podrá solicitar el desistimiento del registro. La Cámara entonces procederá a hacer la devolución correspondiente.

Si el titular desiste del trámite y el documento ya ha sido registrado por la Cámara de Comercio, no podrá acudirse al desistimiento del trámite y el titular del registro deberá dentro de los diez (10) días siguientes a la inscripción hacer uso del recurso de reposición ante la Cámara y del recurso de apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio, además de iniciar las acciones judiciales cuando el documento proviene de conductas ilícitas.

¿Por qué debo mantener actualizada la información ante la Cámara de Comercio?

Porque de esta manera pueden ser informados de lo que está pasando en sus registros. También se aconseja que de manera periódica revisen y verifiquen su información, evitando que terceros malintencionados la modifiquen.

Es obligatorio que quienes se matriculen, inscriban o renueven sus registros reporten el correo electrónico de notificación para la efectividad del Sipref.

Quien altere o modifique la información de los registros públicos de manera injustificada puede verse incurso en la comisión de un delito de conformidad con lo establecido en el Código Penal y demás normas vigentes.

Tenga en cuenta que:

• En lo sucesivo será obligatorio que las personas que presenten peticiones de registro en las taquillas de la Cámara exhiban su Cédula de Ciudadanía original (amarilla con hologramas).
• Del mismo modo será obligatorio que en los actos de nombramiento de representantes legales, administradores y revisores fiscales de personas jurídicas se deje constancia del número de cédula del designado y la fecha de expedición de la misma.
• Los matriculados o inscritos que ostenten la condición de inactivos, entendidos como aquellos que no han renovado o no han solicitado inscripciones en los últimos tres (3) años, solo podrán presentar peticiones de registro de forma presencial. La Cámara validará que el solicitante sea la persona natural titular del registro o su representante legal, administrador o revisor fiscal inscrito, en el caso de personas jurídicas.
• La Cámara se abstendrá de recibir, tramitar o registrar actos o documentos cuando existan inconsistencias en la identificación del peticionario o cuando no se cumplan los presupuestos del SIPREF.
• Cuando una persona solicita una modificación en su registro, la Cámara de Comercio del Putumayo envía una alerta que informa de la solicitud o petición. Para asegurar la eficacia del SIPREF todos los titulares de los registros públicos deben reportar por lo menos un (1) correo electrónico y un número de celular a fin de que le sean enviadas las alertas e informaciones ya mencionadas.
• La Cámara de Comercio deja evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de datos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y valida su identificación por medio de mecanismos de información biométrica.
• En caso de nombramientos se requiere verificar el documento de identidad de cada uno de los nombrados en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin que requiera de su presentación física, por ello es necesario allegar los datos de número de identificación y fecha de expedición del mismo a través de cualquier medio.