EXTRAVÍO DEL LIBRO DE ACTAS E INSCRIPCIÓN DE ACTAS.
Aviso recibo de la consulta sobre el extravío del libro de actas e inscripción de actas, que se sirvió formular mediante la comunicación radicada bajo el No. 2018- 01-279996 del 6 de junio de 2018, la cual procede atender en su orden, conforme al artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, es decir, en ejercicio de una competencia impersonal, general y abstracta, en los términos que se describen a continuación.
Informó el peticionario que siendo representante legal de una sociedad, él y el secretario firmaron un acta de asamblea extraordinaria “en hojas normales”, porque “no se tenía el libro de actas a mano”; que el acta en mención fue “notariada”; que luego de un tiempo “tuve que renunciar a mi cargo de representación legal sin poder inscribir el Acta al libro”, y que no ha sido nombrado el nuevo representante legal pero quien aspira a tal designación “no quiere hacer entrega del Libro de Actas para poder transcribir el acta que se hizo bajo mi gestión”.
¿Qué pasa si el administrador pierde la custodia del libro de actas?. Si por cualquier circunstancia el administrador pierde la custodia de los libros, incluyendo el libro de actas, debe proceder a denunciar su pérdida, extravío o destrucción y a reconstruirlo en el menor tiempo posible. En este evento, es necesario inscribir luego los documentos o actas que contengan hechos posteriores al acontecimiento que obligó a la reconstrucción, dejando todas las observaciones que correspondan en relación con los mismos.