Sociedades Comerciales
¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD COMERCIAL?
Se crean a partir de la voluntad de una o más personas mediante la suscripción de un contrato de sociedad, el cual se debe formalizar con su inscripción en el registro mercantil, al realizarse este proceso se conformará la persona jurídica.
El contrato de sociedad en principio deberá elevarse a escritura pública, salvo las excepciones previstas en la ley.
Fuente: art. 98, 110 y 110 del código de comercio, ley 1258 de 2008, art. 22 ley 1014 de 2006, art. 71 y siguientes de la ley 222 de 1995).
¿CUÁL ES EL DOCUMENTO IDÓNEO PARA CONSTITUIR SOCIEDADES COMERCIALES?
Las sociedades comerciales se conforman mediante la suscripción de un contrato de sociedad el cual por regla general deberá protocolizarse mediante escritura pública cuando trate de los tipos societarios contemplados en el código de comercio, observando el cumplimiento del artículo 110 y la disposición particular de cada tipo societario.
También se pueden constituir Personas Jurídicas como las Sociedades por Acciones Simplificadas -SAS- a través de documento privado conforme lo expresa el artículo 5 de la ley 1258 de 2008, salvo que dentro de los aportes se incluya un inmueble.
¿QUÉ SUCEDE SI LAS PARTES NO REGISTRAN EL CONTRATO DE SOCIEDAD?
Cuando se suscriba el contrato de sociedad mediante documento privado o que siendo elevado a escritura pública este no sea formalizado en el registro mercantil, la sociedad no adquirirá su personería jurídica, por ende, no será oponible a tercero y la responsabilidad sobre las actuaciones que sobre esta situación se realice será de sus socios o accionistas.
¿DÓNDE DEBE REGISTRARSE LA SOCIEDAD Y CUÁLES SON SUS EFECTOS?
Al formalizarse el registro la sociedad adquiere su personería jurídica, es decir, crea una persona diferente a sus socios o accionistas, por ello, a partir de la inscripción podrá desarrollar sus actividades comerciales.
El registro de la sociedad deberá realizarse en el domicilio determinado en el contrato de sociedad ante la Cámara de Comercio competente, en el departamento corresponderá a la Cámara de Comercio del Putumayo.
Recuerde consultar el nombre o razón social de la sociedad previamente a la autenticación de los estatutos en https://www.rues.org.co/.
¿CÓMO SE PRUEBA LA EXISTENCIA DE LA SOCIEDAD?
La existencia de las Personas Jurídicas se prueba mediante el certificado de existencia y representación legal.
¿QUÉ DEBE PRESENTAR UNA SOCIEDAD PARA OBTENER SU REGISTRO?
El registro es el trámite mediante el cual una sociedad adquiere formalmente su personería jurídica realizando el proceso ante la respectiva Cámara de Comercio, así:
- Adjuntar copia simple de los estatutos (documento privado o escritura pública).
- Adjuntar copia de la cédula de los socios o accionistas y de los nombramientos hechos.
- Diligenciar el formulario RUES y de forma declarativa indicar la dirección con nomenclatura, correo electrónico, teléfono o celular, el valor de los activos totales asociados a la actividad comercial y las actividades mercantiles que ejecuta.
- Los activos iniciales en las sociedades por acciones como las SA y las SAS corresponderán al capital suscrito, por su parte, en las sociedades de personas como las limitadas y demás será el capital social indicado.
- Registrar el libro de actas de asamblea o de junta de socios y el libro de accionistas o socios.
- Diligenciar la declaración de responsabilidad tributarias para que la Cámara de Comercio gestione ante la DIAN el RUT.
El proceso debe hacerlo su representante legal o un tercero autorizados debidamente (con poder).
¿A TRAVÉS DE QUÉ MEDIOS PUEDO REALIZAR LA MATRÍCULA
El proceso de matrícula y renovación puede realizarse de manera presencial en cualquiera de nuestras oficinas, a través de nuestros servicios virtuales ingresando a https://ccputumayo.org.co/servicios-en-linea/ o ante cualquier Cámara de Comercio del País mediante la interoperabilidad del Registro Único Empresarial y Social -RUES-.
Para el municipio de Puerto Asís y Mocoa, también se ha dispuesto de la Ventanilla Única Empresaria -VUE- por medio de la cual se podrá realizar el proceso de matrícula cuando el domicilio de la sociedad sea cualquiera de estos municipios. Ingrese a https://www.vue.gov.co/tramites-y-consultas/creacion-empresa-persona-natural-juridica.
¿CUÁNTO CUESTA MATRICULAR UNA SOCIEDAD?
Las tarifas asociadas a los derechos de matrícula de los registros públicos son establecidas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, recientemente fue expedido el decreto 045 de 2024 modificando el decreto compilatorio 1074 de 2015, así https://ccputumayo.org.co/wp-content/uploads/2025/02/Tarifas-de-Registro-Mercantil-Entidades-sin-Animo-de-Lucro-Proponentes-y-RUNEOL-2025-1_page-0004.pdf.
El costo entre otros varía dependiendo del monto de capital, pues ello también influye en el recaudo del impuesto de registro (en favor de la gobernación), por ello recomendamos comunicarse directamente con una asesora a través de https://ccputumayo.org.co/contacto/.
¿UNA SOCIEDAD PUEDE TENER ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, AGENCIAS O SUCURSALES?
Sí, las sociedades comerciales pueden tener establecimientos de comercio matriculado por el representante legal o la persona debidamente autorizada con el diligenciamiento del formulario RUES.
También podrá contar con sucursales o agencias, presentando el acta de apertura y diligenciando el formulario RUES.
¿CUÁNDO DEBO RENOVAR?
El registro mercantil debe ser renovado oportunamente entre enero y marzo de cada vigencia (art. 33 del código de comercio).
¿DÓNDE PUEDO HACER LA RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA?
- En cualquier sede de la Cámara de Comercio del Putumayo
- Mediante los corresponsales Cámara + Cerca https://ccputumayo.org.co/contacto/.
- A través de los servicios virtuales https://ccputumayo.org.co/servicios-en-linea/.
- En cualquier Cámara de Comercio del País
¿CÓMO SE REALIZAN REFORMAS Y NOMBRAMIENTOS EN LA SOCIEDAD?
Las reformas son modificaciones realizadas al contrato de sociedad, por lo que deberán realizarse mediante actas aprobadas por el máximo órgano de la sociedad, cuando se trate de sociedades constituidas por escritura pública el acta deberá protocolizarse ante una Notaría Pública.
Los nombramientos de órganos de administración como juntas directivas y representantes legales, así como de revisoría fiscal deberá realizarse mediante acta de nombramiento, en este caso no es necesario protocolizar el documento en escritura pública.
Para consultar modelos de actas ingrese https://ccputumayo.org.co/formatos-de-actas-2/.
¿CUÁNDO CESA PARA LAS PERSONAS JURÍDICAS LA OBLIGACIÓN DE RENOVAR LA MATRÍCULA?
- Por disolución voluntaria mediante acta.
- Disolución por disposición legal.
- Por orden de autoridad de autoridad competente.
¿CUÁNDO SE CANCELA EL REGISTRO DE UNA SOCIEDAD?
De manera voluntaria a través del acta de cuenta final y solicitud de cancelación de matrícula o por orden de autoridad competente cuando sea el caso.