Las entidades sin ánimo de lucro se pueden crear mediante

• •  Acta de constitución junto con los estatutos,

• Escritura pública, o

1. Acta de constitución junto con los estatutos De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y deberá contener:

• • Designación de Presidente y Secretario de la reunión.

• • Manifestación de voluntad de constituir una Entidad Sin Ánimo de Lucro.

• • Aprobación de los Estatutos.

• • Nombramiento de Directivos, Representante Legal y Órganos de Fiscalización (fiscal, revisor fiscal).

• • Aportes Sociales

• Lectura y aprobación del texto integral del acta.

2. Por escritura pública Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

¿Qué debe contener el documento de constitución? Además del orden anterior, el documento de constitución deberá contener:

• • Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.

• • Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.

• • Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.

• Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.[/section]

Los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro son la carta de navegación que tendrá como objetivo determinar el funcionamiento y desarrollo de los objetivos de la entidad constituyente y sobre los cuales se basan su existencia, toma de decisiones, designación de administradores, disolución y liquidación.

En razón de las disposiciones legales vigentes, los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro deben contener unos requisitos generales que se encuentran regulados en el Art. 40 del Decreto 2150 de 1995,y que como mínimo deben tener toda entidad sin ánimo de lucro que se constituya, y unos especiales que se encuentran previstos de manera diferencial para cada tipo de entidad. Estos estatutos deben contener:

1. Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes: Este requisito consiste en la elaboración de la lista de asociados fundadores o constituyentes de la entidad, personas naturales o jurídicas, indicando además su número de identificación (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería o pasaporte o Nit, o tarjeta de identidad) y su domicilio es decir la ciudad o el municipio donde habitan y desarrollan normalmente sus actividades.
2. El nombre: Debe identificarse el nombre que se le asigna la entidad sin ánimo de lucro que se constituye, el cual debe estar integrado por las palabras que indiquen el tipo de entidad?escogido.
3. El domicilio de la entidad: Se entenderá como el lugar en el cual la entidad realizara o ejecutara sus actividades. Es decir la ciudad, dirección, barrio y/o vereda en la cual tendrá como radio de acción la entidad
4. La clase de persona jurídica: Debe indicarse en primer lugar que se trata de una entidad sin ánimo de lucro y en segundo lugar, el tipo de entidad que se constituye, es decir, que se trata, por ejemplo de una asociación, o una corporación, etcétera.
5. El objeto: Este requisito se cumple indicando detalladamente las actividades principales que va a desarrollar la entidad sin ánimo de lucro que se constituye y que conforman el objetivo de su creación. Adicionalmente pueden incluirse actividades secundarias, que sean necesarias para el cumplimiento del objetivo principal. Debe tenerse en cuenta las excepciones del Art. 45 del Decreto 2150/91y los artículos 3 del Decreto 427/96.
6. El patrimonio y la forma de hacer los aportes: Debe indicarse la suma de dinero entregada por los fundadores o constituyentes, o su equivalente cuando se hagan aportes en especie, con lo cual está dándose nacimiento a la entidad sin ánimo de lucro. Debe indicarse además, que destinación tienen?esos dineros, como se incrementan (donaciones, rifas, bazares, etcétera) y si hay un sistema de aportes, es decir, el pago de las cuotas periódicas por los asociados, señalando como y cuando se hacen esos aportes. En caso de las fundaciones, dado su carácter eminentemente patrimonial, siempre deben indicarse el patrimonio inicial destinado a la realización del objeto social.
7. La forma de administración con indicación de quien tenga a su cargo la administración y representación legal: Todas las entidades que se constituyan deben establecer un sistema para su administración, indicando además que facultades se les concede a los órganos internos que se establezcan. Usualmente, las entidades sin ánimo de lucro poseen los siguientes órganos:
   • Asamblea General. Está conformada por todos los asociados, tanto fundadores o constituyentes, como los que con posterioridad ingresen a la entidad. Su función es velar por el cumplimiento de los objetivos de la entidad y es el máximo órgano administrativo, ya que en este éste radica las máximas potestades sobre existencia y funcionamiento de la entidad.
   • Junta directiva o consejo directivo o consejo de administración: Es el órgano de administración que junto con el representante legal se hará cargo del desarrollo de los objetivos de la entidad, su funcionamiento y control. Estos órganos siempre están conformados por un número impar de miembros y pueden elegirse renglones principales y suplentes. De su seno pueden elegirse presidente, vicepresidente, secretario, vocales, etcétera, a quienes se le asignan sus funciones específicas.
   • Representante Legal: Es la persona que tiene a cargo la responsabilidad de representarla legalmente a la entidad que se constituye. Tal representación involucra adelantar las actividades necesarias para el cumplimiento del objetivo de la entidad, celebrar contratos, firmar cheques, etcétera. La representación legal puede estar en cabeza de un gerente, presidente, director, etcétera, quienes pueden tener suplentes que lo reemplazan en sus faltas temporales o absolutas.
   • Revisor Fiscal: Es un contador público titulado que tiene como fundamento verificar los registros contables, la información, aprobación de los balances y el estado financiero de la entidad. Es un órgano de control externo. Se deberá realizar su nombramiento en el caso que se cree dicho cargo, o que sea obligatorio su existencia
   • Fiscal: Miembro de la entidad que ejercerá el control interno para la verificación del cumplimiento de los objetivos de la entidad y el ejercicio de las funciones de los otros órganos de administración.
8. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias: Se deberá indicar cuando se llevan a cabo las reuniones ordinarias de los órganos de administración ( asamblea general, junta directiva o consejo directivo) y que asuntos debe tratar, además expresar como en qué circunstancias puede celebrase las reuniones extraordinarias, estableciendo adicionalmente la mayoría de votos con que se adoptan decisiones Para las convocatorias o citaciones a estas reuniones, es importante que se establezca, dentro de los estatutos, como, quien y con cuanta antelación se cita a este tipo de reuniones, lo que se denominara el medio para convocar, el órgano que convoca y la antelación de la convocatoria.
9. Medio para convocar. Es el mecanismo por el cual se comunica a todos los asociados en qué día, a que hora, en donde y que tema se van a tratar en la reunión ordinaria o extraordinaria, de la asamblea o de junta directiva o de otro órgano de administración. Como medio para convocar pueden utilizarse carteleras, cartas, telegramas, correo electrónico, volantes, avisos en prensa etcétera. En todo caso, la ley?dispone que cuando no se indica en los estatutos como se convocan las reuniones, deberán hacerse mediante aviso en un diario de amplia circulación en el domicilio de la entidad.
10. Órgano que se convoca. Es la persona o personas facultadas para realizar las convocatorias; por ejemplo el gerente, el fiscal, el presidente, etcétera. También pueden convocar algunos órganos de administración como la junta directiva, el consejo directivo, etcétera, o un porcentaje de asociados, por ejemplo el 25% de los asociados, el 15% de los asociados etcétera. Deben establecerse en los estatutos quienes o quienes estén facultados para efectuar las convocatorias, es decir, para citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
11. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución: Debe indicarse el término que se tiene previsto como duración de la entidad que se constituye. Normalmente, el término se establece en razón del tiempo que tome el objetivo por realizar; si es a largo plazo, el término será mayor, si es a corto plazo, el término será menor. Por ejemplo: duración 100 años o 10 años, etcétera, En las entidades sin ánimo de lucro, debe indicarse el termino preciso de duración, con excepción de las fundaciones y entidades del sector solidario ( cooperativas, preecoperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuales) cuya duración debe ser indefinida.
12. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o Fundación: La declaratoria de disolución de la entidad implica que deba adelantarse un proceso de liquidación, es decir que deba terminarse con la vida jurídica. En los estatutos, deben establecerse una serie de pasos o etapas para seguir, que están relacionadas con la liquidación total de la entidad. Estas etapas pueden ser:
    • Nombramiento del liquidador o liquidadores.
    • Aviso en prensa (3) con intervalos de15 días.
    • Estudiode la situación financiera de la entidad.
    • Elaboración de inventarios y balance general.
    • Pago de pasivos de las entidades (laborales, tributarios, etcétera)
    • Destinación del remanente (dineros que sobren)
    • Aprobación de la liquidación.
    • Elaboración y registro del acta de liquidación
    • Hay que anotar que las entidades sin ánimo de lucro no pueden distribuir entre sus asociados el remanente o dinero sobrante en la liquidación, una vez cubiertos los pasivos, ya que el remanente debe entregarse a una entidad sin ánimo de lucro de naturaleza semejante a la liquidada, determinada por la Asamblea o el máximo órgano o a una entidad de beneficencia publica.
13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso: Generalmente,?la ley le otorga funciones de control contable y financiero y de aprobación de balances. Es obligatoria su elección para entidades del sector solidario cuyos activos superen 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes. No obstante, dichas entidades?(las que pertenecen al sector solidario) se?pueden exonerar de la obligación de tener revisor fiscal cuando el total de sus activos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior?sean inferiores a 300 salarios mínimos y además que no estén arrojando perdidas.?Esta excepción no opera para las cooperativas con sección de ahorro y crédito.

Sin embargo, por disposición de las Circulares 004 del 3 de septiembre de 2007 y?008 del 11 de octubre de 2007 de la Superintendencia de Industria y Comercio, si en los estatutos se crea el cargo de revisor fiscal?deberá indicarse el nombre de la persona que desempeñará esa función.[/section]

¿Cómo se constituye una ESAL?

Para obtener la personería jurídica, las ESAL se constituirán por escritura pública o documento privado, el cual deberá cumplir lo estipulado en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y se inscribirán en el registro de entidades sin ánimo de lucro de la Cámara de Comercio del lugar en que la entidad establezca su domicilio principal.

PASOS:

NOTA: No se olvide:

• • Verificar Homonimia en la Plataforma RUES

• • Establecer la Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU correspondiente a la actividad económica que va a desarrollar la entidad.

• Elaborar cartas de aceptación de cargo, Se adjuntan solamente cuando las personas designadas no manifiesta su aceptación en el documento a través del cual fueron nombrados, en todo caso adjuntar copia legible del documento de identidad.[/section]

[section title=»Documentos a presentar para la inscripción en el registro de entidades sin ánimo de lucro»]

1. 1. Documento de constitución: Escritura pública o documento privado.

1. 1. Cartas de aceptación de cargo y copias de documentos de identidad de los nombrados.

1. 1. Formulario de Registro Único Empresarial RUES, diligenciado.

1. 1. Para la inscripción provisional en el RUT, presentar:
      • Formulario de Registro Único Tributario de la DIAN con la marca de agua “Para Tramite en Cámara”, diligenciado,
      • Fotocopia del documento de identidad del representante legal ó su apoderado y exhibición del documento de identidad original.

1. 1. Para entidades del sector solidario, además de los documentos relacionados se debe presentar:
      • Certificado de acreditación sobre educación solidaria, expedido por la Unidad Activa Especial de Organizaciones y/o SENA
      • En el caso de constitución de CTA y PCTA se requiere el acto administrativo de la Supersolidaria que indique:

1. 1. Cumplimiento de requisitos legales

1. Cuando la entidad maneje, aproveche o invierta recursos de asociados o de terceros, o desarrolle cualquier actividad que requiera autorización, deberá presentar la respectiva autorización. [/section]

Es el trámite mediante el cual el la persona jurídica ESAL o de Economía Solidaria ya registrada cumple con la obligación legal de renovar anualmente su matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año de Enero hasta el 31 de Marzo, de conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código de Comercio.

RECUERDE:Si la persona jurídica se encuentra en estado inactivo (por no haber actualizado sus datos, no haber registrado actos o documentos o por la omisión de renovar su matrícula mercantil en un término de 3 años o más) deberá realizar la solicitud de renovación el representante legal o quien haga sus veces, de manera personal con su documento de identificación original y copia. Si realiza el trámite por medio de apoderado, deberá presentar el poder original debidamente otorgado y fotocopia del documento de identidad del apoderado y del comerciante.

Es el trámite por medio del cual elrepresentante legal de la entidad Sin Animo de Lucro, le solicita a la Cámara de comercio del Putumayo la actualización de la información que reposa en su registro de existencia y de representación legal así como las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente.

RECUERDE: El trámite para el registro de novedades de persona jurídica se debe realizar personalmente por el representante legal o de quien haga sus veces, exhibiendo su documento de identificación original y copia. Si el tramite no lo adelanta el representante legal lo podrá hacer por medio de apoderado, y se deberá presentar el poder original debidamente otorgado y fotocopia del documento de identidad del apoderado y del comerciante.[/section]

Es el trámite mediante el cual el comerciante matriculado le informa a la Cámara de Comercio del Putumayo que ha cambiado su lugar de domicilioa otra ciudad fuera del departamento y por ende fuera de su jurisdicción, cuya competencia corresponde una cámara de comercio distinta.

PASOS:

RECUERDE: Que la solicitud de cancelación por cambio de domicilio se debe realizar personalmente por el interesado con el documento de identificación original y copia, Si la persona natural realiza el trámite por medio de apoderado, se deberá presentar el poder original debidamente otorgado y fotocopia del documento de identidad del apoderado y del comerciante. [/section]