De conformidad con lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 los comerciantes tienen la posibilidad de llevar sus libros de comercio en medios electrónicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 173 del mismo decreto, el cual fue reglamentado por el Decreto 805 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
En razón a lo anterior la Superintendencia de Industria y Comercio en las circulares Nos. 001 del 17 de enero de 2014 y 004 del 27 de mayo de 2014, hoy numerales 2.1.9.2.1 a 2.1.9.2.5 de la Circular 002 del 23 de noviembre de 2016, impartió las instrucciones para la prestación de este servicio y fijó para la implementación de ese servicio una fecha que venció el 17 de mayo de 2014.
Dec. 019/2012. Artículo 173. Libros del Comerciante. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así: «Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.» (Subrayado fuera del texto).
Dec. 019/2012. Artículo 175. Registro de los Libros De Comercio. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así: “Artículo 28.—Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…) 7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.
Servicio para la inscripción de Libros electrónicos y el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos
Para utilizar el servicio se debe contar con un certificado de firma digital del Representante Legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.
También se requerirá el certificado de firma digital del Revisor Fiscal o Contador Público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
En el siguiente enlace consulte las entidades autorizadas en Colombia: https://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455
