Que es el Registro Único de Proponentes RUP?
De conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1150 de 2007, el Registro Único de Proponentes es el Registro Público a cargo de las Cámaras de Comercio en el cual deben inscribirse todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales.
En cual Cámara de Comercio se realiza la inscripción?
Los interesados podrán solicitar su inscripción ante cualquier cámara de comercio, pero aquella se realizará por la que tenga jurisdicción en su domicilio principal. Las sociedades extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la cámara de comercio donde se encuentre inscrita la sucursal. Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.
En qué casos no se requiere estar inscrito en el RUP?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 836 de 2009 que modificó el parágrafo del artículo 4° del Decreto 4881 de 2008, no se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los siguientes casos:
1. Contratación directa
2. Contratos para la prestación de servicios de salud;
3. Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad;
4. Enajenación de bienes del Estado;
5. Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas;
6. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y
7. Los contratos de concesión de cualquier índole.
8. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o las personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia.
Que vigencia tiene la inscripción en el RUP?
La inscripción estará vigente por el término de 1 año contado a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma.
En que actividades puede clasificarse un proponente?
El interesado podrá clasificarse en una o varias actividades en las que realmente tenga experiencia certificada:
Constructor: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de obra, de conformidad con lo señalado en el numeral 1 del artículo 32 de la ley 80 de 1993.
Consultor: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de consultoría, de conformidad con lo señalado en el numeral 2 del artículo 32 de la ley 80 de 1993 y el artículo 54 del decreto 2474 de 2008
Proveedor: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes cuando la misma no corresponde a la de constructor o consultor, puede ser proveedores de bienes o servicios.
En que especialidades pueden clasificarse los proveedores?
Los proveedores de bienes y servicios podrán clasificarse en 34 especialidades con sus respectivos grupos (las mismas 22 especialidades que contemplaba el decreto 92 de 1998 mas las 11 nuevas especialidades de servicios consagradas en el decreto 4881 de 2008 y la aprobada mediante Resolución No 10820 de la SIC especialidad 34 Servicios de Comisionistas).
Qué pasa si el interesado no encuentra la especialidad o grupo que requiere para clasificarse?
Podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio la inclusión de su especialidad o grupo justificando su necesidad, quien podrá autorizar la creación provisional de la especialidad o el grupo, hecho del cual informará a las cámaras de comercio. Anualmente el gobierno actualizará las tablas de clasificación, con base en las especialidades y grupos provisionales autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Es obligatorio que las entidades Estatales certifiquen el grupo del contrato suscrito con el proponente?
No es obligatorio. De acuerdo con lo señalado en el Decreto 836 de 2009, el señalamiento del grupo que se haga en el formulario por parte del proponente tiene carácter indicativo, por lo que su mención en el certificado que expide la Cámara de Comercio tendrá el mismo valor. En consecuencia el señalamiento del grupo efectuado por el interesado no será objeto de verificación.
Porque causas la Cámara de Comercio puede rechazar la inscripción, actualización o renovación del RUP?
1. Cuando se diligencie el formulario de inscripción con tachones y/o enmendaduras.
2. Cuando existan diferencias entre la información consignada en el formulario y la
documentación de soporte establecida en el decreto 4881 de 2008 y 836 de 2009.
3. Cuando no se adjunten los documentos exigidos en dichos decretos, o se presenten sin las formalidades requeridas, o cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el proponente no coincidan con los contenidos en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro, cuando sea el caso, o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.
4. Cuando se presenten errores en el cálculo de las fórmulas previstas en el formulario por su incorrecta aplicación o por inconsistencia entre el resultado y los
datos que se utilizaron en ella.
5. Cuando el puntaje consignado en el formulario no coincida con el puntaje que le
correspondería según las tablas consagradas en el decreto 4881 de 2008.
6. Cuando no se solicite el trámite que proceda.
7. Cuando no se diligencien todos los campos exigidos del formulario en los que deba existir información, salvo cuando se trate de renovación o actualización, caso en el cual se rechazará por no diligenciar los espacios que se renuevan o actualizan.
8. Cuando no coincida el número de folios adjuntados con los anexos y/o documentos relacionados en el formulario.
9. Cuando el formulario y sus anexos no se encuentren firmados por el proponente y demás responsables, según corresponda, o no coincidan los nombres y documentos de identidad con los documentos de soporte.
10.Cuando el formulario incluya información numérica en la cual los puntos no indiquen miles y/o las comas no indiquen decimales.
11. Cuando la persona jurídica extranjera no tenga sucursal en Colombia.
12. Cuando la persona natural extranjera no presente una declaración juramentada de que se encuentra domiciliada en Colombia
13. Cuando la persona no tenga Número de Identificación Tributaria.
En estos casos se devolverán al interesado el formulario y los documentos aportados con señalamiento claro de la razón de devolución. Una vez el interesado realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.
Qué plazo tienen las entidades estatales para remitir por medios electrónicos a la Cámara de comercio la información sobre contratos, multas y sanciones de los inscritos?
Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición del Decreto 4881 de 2008 las entidades públicas informarán a las cámaras de comercio, de acuerdo con la instrucción que reciban de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el Registro Único de Proponentes antes del 16 de enero de 2009. La Entidad Estatal realizará el reporte a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito. Se deberá reportar la información de los últimos cinco (5) años contados a partir del 16 de enero de 2009.
La información sobre contratos que hayan sido adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme del inscrito correspondiente al periodo comprendido entre el 1º de enero de 2009 al 31 de mayo de 2009 deberá remitirse por medios electrónicos a más tardar el 16 de junio de 2009.
La información correspondiente al mes de junio de 2009 se reportará a más tardar el 15 de julio de 2009, y así sucesivamente.
En qué consiste la verificación documental a cargo de las Cámaras de Comercio?
Es el cotejo entre la información consignada en el formulario y la documentación aportada para soportarla, con el fin de determinar su CONGRUENCIA respecto a los requisitos habilitantes y la Calificación y Clasificación que se certifiquen en los términos de la Ley 1150 de 07.
Que se verifica?
• Soportes sobre capacidad jurídica
• Soportes sobre experiencia probable
• Soportes sobre capacidad financiera
• Soportes sobre capacidad de organización
• Soportes sobre capacidad técnica
Que no se verifica?
• Información relacionada con el domicilio ni dirección para notificaciones.
• Información proveniente de los Registros mercantil ni Epsal, sin perjuicio de que la información financiera que en ellos repose, sea utilizada para examinar la coherencia de que trata el parágrafo 2 del artículo 6º del Decreto 4881 del 2008.
Que alcance tiene el certificado expedido por la Cámara de Comercio?
De acuerdo con lo señalado en el artículo 1º del Decreto 836 del 2009 que Modificó el tercer inciso del artículo 3° del Decreto 4881 de 2008, la certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el citado decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información que se haya verificado en el registro único de proponentes, por lo que deberán verificar directamente la que no conste en el mismo.
Existen formatos o modelos prediseñados para las certificaciones que se deben presentar?
Las cámaras de comercio podrán poner a disposición de los proponentes modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe presentar para el Registro Único de Proponentes.
Tales modelos no son obligatorios, pero están diseñados acorde a las exigencias de información señaladas en el Decreto.
Que formalidades deben tener los documentos soporte?
Los documentos taxativamente señalados como soporte documental se deberán presentar en original y debidamente suscritos por el responsable de la información que en los mismos conste y se presumirán auténticos. Podrán ser presentados igualmente en fotocopia autenticada por autoridad competente. No será admisible la presentación de información destinada al registro de proponentes en copias simples. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.
Las cámaras de comercio adelantarán su función de verificación, previa constatación de que tales documentos cumplen con las previsiones de los artículos 252 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 24 de la Ley 962 de 2005, o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
Los documentos y certificaciones que deban suscribir el contador público o revisor fiscal, según corresponda, deberán acompañarse de copia de la tarjeta profesional y de certificación expedida por la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.
Quien puede impugnar la inscripción en el RUP?
Cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el acto de inscripción que ha publicado la cámara de comercio, con la finalidad de que éste se aclare, modifique o revoque. La impugnación deberá hacerse dentro de los de los treinta (30) días siguientes a la publicación de la inscripción.
La entidad estatal que advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del registro único de proponentes que pueda afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la cámara de comercio la clasificación y la calificación del inscrito.
Para el efecto se dará aplicación a lo dispuesto en el título III del Decreto 4881 de 2008.