Sistema Preventivo de Fraudes Registrales

SIPREF

Se creó el Sistema Preventivo de Fraudes -SIPREF- a cargo de las Cámaras de Comercio, para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

Las Cámaras de Comercio deberán evaluar el perfil de riesgo en las operaciones de registros, con el fin de identificar vulnerabilidades internas y externas, así como establecer políticas de administración de riesgos que establezcan acciones de mitigación y responsabilidades para su cumplimiento.

Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.

La presente Circular rige también en lo que sea aplicable a las peticiones registrales presentadas a través del intercambio electrónico de mensaje de datos.  Cuando las Cámaras de Comercio habiliten el canal virtual para los trámites de registros, deberán implementar un sistema de alerta temprana que se envíe automáticamente al correo electrónico registrado en la Cámara de Comercio por el inscrito o matriculado, en la que se le informe que se ha ingresado al canal virtual. Las Cámaras de Comercio deberán adoptar e implementar otros mecanismos y herramientas para garantizar la seguridad de la operación registral siempre y cuando sean previamente informados a la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Aspectos generales del SIPREF

Los mecanismos y controles del SIPREF se implementarán, sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y, no sustituye los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y los recursos administrativos, respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento.

En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005 (o las normas que la modifiquen o deroguen), respecto de todas las peticiones o reingresos de registro, mediante la publicación de las mismas, en un medio electrónico público de fácil acceso para los interesados. Cualquier interesado en el trámite de inscripción, si tiene objeciones, podrá hacer uso de los mecanismos que le otorga el SIPREF y las normas vigentes que rigen la materia.

Los mecanismos y herramientas del SIPREF no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.
Se exceptúan del SIPREF el Registro Nacional de Turismo, Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza los libros electrónicos, y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.

  • Aspectos especiales del SIPREF

    Publicidad del SIPREF

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    Las Cámaras de Comercio están en la obligación de informar permanentemente a los inscritos y matriculados, la finalidad, los beneficios del Sistema, la gratuidad del mismo, la necesidad de actualizar la información de los registros públicos, la importancia de revisarlos periódicamente y las implicaciones legales que conlleva suministrar información falsa.

    Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán:

    • Fijar permanentemente avisos visibles en las carteleras de sus sedes, seccionales y oficinas.
    • Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquier otro medio que considere pertinente.
    • Adelantar trimestralmente campañas pedagógicas.

    Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos

    Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos

    El funcionario que recepciona los documentos en las Cámaras de Comercio, debe solicitar el original del documento de identidad (no se admiten contraseñas) y dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y debe validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica y, si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, debe hacerla con el sistema de información de la Registraduria Nacional del Estado Civil disponible.

    Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una persona jurídica, o el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduria Nacional del Estado Civil, para lo cual deben informarle a la Cámara de Comercio, el número del documento, junto con la fecha de expedición del documento de identidad, sin que se requiera de su presentación física. (Si el nombrado es un extranjero y tiene cédula de extranjería debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia y si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte).

    Las Cámaras de Comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, cuando se presente la imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas, no obstante deberá enviar la alerta correspondiente al titular de la información. Una vez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad y de presentarse inconsistencias en la identidad, la Cámara de Comercio se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.

    Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas, en los términos que se definen en la presente Circular.

    Para las renovaciones de matrículas y/o inscripciones inactivas, se dará aplicación al numeral 1.14.2.4 de la presente Circular.

    Alertas que deben enviar las Cámaras de Comercio y actuaciones que pueden adelantar los interesados

    Alertas que deben enviar las Cámaras de Comercio y actuaciones que pueden adelantar los interesados

    En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, las Cámaras de Comercio deberán enviar una “alerta” a los correos electrónicos que aparecen en el RUES, en las casillas de “correo electrónico” y “correo electrónico de Notificación”, que informe de la presentación de la solicitud o petición, y de los mecanismos con que cuenta para evitar el fraude en los registros públicos. La alerta se enviará al último correo electrónico reportado y al último número de teléfono celular reportado, y deben dejar evidencia en el expediente de estos envíos. Adicionalmente, la entidad registral podrá hacer uso de cualquier otro mecanismo que considere efectivo para enterar al matriculado o inscrito.

    Si un trámite (inscripción, renovación, o la petición de modificar información de los registros públicos) implica la modificación del correo electrónico o el número de teléfono celular del inscrito, la “alerta” se enviará a los datos que reposan en el registro respecto a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados, a los dos (2) últimos correos de Notificación Judicial reportados y al último número de teléfono celular reportado (se entiende por últimos correos electrónicos reportados los informados antes de la modificación solicitada).

    Si realizado el control formal a su cargo, la Cámara de Comercio procede a realizar la renovación, inscripción o la modificación de información solicitada, o se abstiene de ello, deberá también surtir el procedimiento de “alerta” descrito.
    Para la viabilidad del sistema, los campos de “correo electrónico” y “correo electrónico de notificación” previstos en el formulario RUES serán de obligatorio diligenciamiento en todos los registros.

    El titular de la información tiene el derecho a oponerse del trámite cuando advierta que el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de su procedencia. La oposición puede efectuarse verbalmente o por escrito y en el término de dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que se manifieste la oposición, el titular de la información debe aportar la denuncia penal correspondiente, para que la Cámara de Comercio pueda abstenerse de realizar el registro o la modificación solicitada. Si el titular de la información no se opone o no allega la denuncia correspondiente, la Cámara de Comercio deberá continuar la actuación.

    Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada.

    Si alguna persona tiene otro tipo de reparo en relación con el documento que se radicó para que modifique el registro, éste debe debatirse utilizando los medios que le otorga la normativa vigente, dentro de los que pueden mencionarse, a manera de ejemplo, los recursos administrativos, las denuncias penales por posibles delitos y las demandas de impugnación de actas ante los jueces de la República y/o autoridades competentes.

    Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas.

    Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas.

    En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro, no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:

    • En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. Si la persona natural ha fallecido, la petición la podrán formular su cónyuge supérstite y/o cualquiera de su(s) heredero(s), quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio y/o del registro civil de nacimiento y adjuntar copia simple del registro civil de defunción. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
    • En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
    • En las sociedades por acciones, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
    • En las entidades sin ánimo de lucro se seguirá el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.
    • Las entidades de vigilancia y control pueden hacer esta solicitud, si es del caso, y,
    • Por orden de autoridad competente.

    En estos dos últimos casos no se requiere de la presentación personal.

    El procedimiento de que trata el presente numeral debe incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante y cuando el documento sujeto a inscripción implique la inscripción o el cambio de socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos colegiados de administración o de revisores fiscales, se hará la verificación del documento de identidad de todos ellos, así como el envío de las respectivas alertas.

    SIPRE histórico

    ¿Qué es el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF?

    Es un sistema creado por la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de la Circular Externa 005 del 30 de mayo de 2014, y que tiene por objetivo: I) Verificar la identidad de las personas que realizan trámites directa o electrónicamente; II) Evitar fraudes con registros e inscripciones que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años; y III) Crear un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro.

    ¿Quiénes se benefician con este recurso?

    Empresarios, personas naturales o jurídicas y demás entidades matriculadas o inscritas en los registros públicos que manejan las cámaras de comercio.

    ¿Qué ventajas ofrece para los matriculados o inscritos la implementación del SIPREF?

    • Verifica la identidad de las personas que realizan trámites físicos o electrónicos.
    • Previene que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos.
    • Previene fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años
    • Utiliza un sistema de alertas que ponen en conocimiento del matriculado o inscrito la presentación de un trámite, su inscripción o devolución.
    • Permite a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.
    • Incrementa la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos.

    ¿Cómo se regulan los nombramientos con el SIPREF?

    Todo nombramiento que se realice en el registro de una persona jurídica requiere ser validado en el sistema de información de la Registraduria Nacional del Estado Civil, es decir que a cada uno de los nombrados se les verificará la vigencia de la cédula de ciudadanía, en caso de no estar vigente no podrá ser inscrito. Para ello debe reportarse en todo nombramiento o ratificación el nombre completo del nombrado, el número de cédula de ciudadanía y la fecha de expedición, bien sea en el documento o acta donde consta la elección, en la carta de aceptación, o en su defecto, si lo considera pertinente, aportando fotocopia de la cédula de ciudadanía.

    En caso de detectar una irregularidad en la información ¿cuál es el procedimiento?

    La Cámara de Comercio del Putumayo debe informarle al titular del registro por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto que se ha radicado una solicitud de registro para modificar los datos contenidos en su matrícula mercantil. Si existe alguna irregularidad, el titular debe evidenciar inmediatamente (presentándose a la Cámara de Comercio) que el documento radicado carece de validez o es fraudulento y podrá solicitar el desistimiento del registro. La Cámara entonces procederá a hacer la devolución correspondiente.

    Si el titular desiste del trámite y el documento ya ha sido registrado por la Cámara de Comercio, no podrá acudirse al desistimiento del trámite y el titular del registro deberá dentro de los diez (10) días siguientes a la inscripción hacer uso del recurso de reposición ante la Cámara y del recurso de apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio, además de iniciar las acciones judiciales cuando el documento proviene de conductas ilícitas.

    ¿Por qué debo mantener actualizada la información ante la Cámara de Comercio?

    Porque de esta manera pueden ser informados de lo que está pasando en sus registros. También se aconseja que de manera periódica revisen y verifiquen su información, evitando que terceros malintencionados la modifiquen.

    Es obligatorio que quienes se matriculen, inscriban o renueven sus registros reporten el correo electrónico de notificación para la efectividad del Sipref.

    Quien altere o modifique la información de los registros públicos de manera injustificada puede verse incurso en la comisión de un delito de conformidad con lo establecido en el Código Penal y demás normas vigentes.

    Tenga en cuenta que:

    • En lo sucesivo será obligatorio que las personas que presenten peticiones de registro en las taquillas de la Cámara exhiban su Cédula de Ciudadanía original (amarilla con hologramas).
    • Del mismo modo será obligatorio que en los actos de nombramiento de representantes legales, administradores y revisores fiscales de personas jurídicas se deje constancia del número de cédula del designado y la fecha de expedición de la misma.
    • Los matriculados o inscritos que ostenten la condición de inactivos, entendidos como aquellos que no han renovado o no han solicitado inscripciones en los últimos tres (3) años, solo podrán presentar peticiones de registro de forma presencial. La Cámara validará que el solicitante sea la persona natural titular del registro o su repre entante legal, administrador o revisor fiscal inscrito, en el caso de personas jurídicas.
    • La Cámara se abstendrá de recibir, tramitar o registrar actos o documentos cuando existan inconsistencias en la identificación del peticionario o cuando no se cumplan los presupuestos del SIPREF.
    • Cuando una persona solicita una modificación en su registro, la Cámara de Comercio del Putumayo envía una alerta que informa de la solicitud o petición. Para asegurar la eficacia del SIPREF todos los titulares de los registros públicos deben reportar por lo menos un (1) correo electrónico y un número de celular a fin de que le sean enviadas las alertas e informaciones ya mencionadas.
    • La Cámara de Comercio deja evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de datos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y valida su identificación por medio de mecanismos de información biométrica.
    • En caso de nombramientos se requiere verificar el documento de identidad de cada uno de los nombrados en el sistema de información de la Registraduria Nacional del Estado Civil, sin que requiera de su presentación física, por ello es necesario allegar los datos de número de identificación y fecha de expedición del mismo a través de cualquier medio.

    Para todo trámite ante Cámara de Comercio es obligatorio contar con un correo electrónico y un número de celular

    La Superintendencia de Industria y Comercio a través de la Circular Externa 005 de 2014 crea el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF–. Se trata de un sistema a cargo de las Cámaras de Comercio para verificar formalmente la identidad de las personas que presentan peticiones registrales, el cual genera alertas que permitan a los titulares de la información registral adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas, de esta manera se previene y evita actuaciones ilícitas provenientes de terceros sobre la información de los registros públicos, con la intención de defraudar a los empresarios, entidades sin ánimo de lucro y a la comunidad en general.

    Con la finalidad que el Sistema de prevención de fraudes registrales -SIPREF- funcione de manera correcta, se requiere que todas las personas naturales y jurídicas reporten y mantengan actualizado un correo electrónico y un número de celular, en el que hagan seguimiento a la información que llega de la Cámara de Comercio, y ante la llegada de alguna información que alerte sobre alguna conducta fraudulenta, informe inmediatamente a la Cámara de Comercio.

    Cabe anotar que de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 291 del Código General del Proceso las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil deberán registrar en la Cámara de Comercio una dirección electrónica donde recibirán notificaciones judiciales. Así mismo en el punto 2.11.2.2 de la Circular Externa No. 005 del 30 de Mayo de 2014 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio determina que para la viabilidad del SIPREF, los campos de “correo electrónico” y “correo electrónico de notificación” previstos en el formulario RUES serán de obligatorio diligenciamiento.

    Política de administración de riesgos del SIPREF: Descargar aqui