Depósito de Estados Financieros

Importancia

Los estados financieros cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

¿Cuáles son los estados financieros de propósito general?

La ley ha previsto para las sociedades la obligación de preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. (Art. 34 de la Ley 222 de 1995).

Los estados financieros de propósito general, son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

¿Cuáles son los estados financieros que requieren de publicidad mercantil mediante el depósito en las cámaras de comercio?

Por virtud de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 en armonía con el artículo 34 de la misma norma, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, las sociedades comerciales incluidas las Empresas Unipersonales y las Empresas Asociativas de Trabajo deberán depositar en las cámaras de comercio los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, firmados y certificados por el representante legal, contador público y/o revisor fiscal, si es el caso. Conforme a lo anterior, dispone el artículo 21 del Decreto 2649 de 1993, que son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.

A. Los Estados Financieros Básicos son:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera.
5. El estado de flujos en efectivo.

B. Estados Financieros Consolidados

Son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.

¿Cuándo los estados financieros están certificados?

Cuando el representante legal y el contador público declaran que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

¿Cuándo los estados financieros están dictaminados?

Cuando además de estar certificados, se acompañan de una opinión profesional del revisor fiscal o a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria aceptadas en Colombia.

¿Qué función ejerce la cámara de comercio frente al depósito de los estados financieros?

La Cámara no registra los estados financieros, los debe conservar por cualquier medio y por un término de cinco años.
El Depósito causa unos derechos a favor de la Cámara de Comercio, el cual no genera cobro del impuesto de registro.
Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los respectivos costos

¿Qué sucede cuando una sociedad no publica o deposita sus estados financieros?

Si una sociedad estando obligada a preparar o difundir estados financieros, se abstiene de hacerlo, los administradores y el revisor fiscal, responderán por lo perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los mismos.